Het belang van reboarding – Liesbeth Vandenrijt

We kunnen de draad niet gewoon terug oppikken. Het nieuwe normaal vraagt een reboarding van elke medewerker

Elk van ons heeft te lijden onder deze coronacrisis. Iedereen wordt op zijn manier geconfronteerd met angst en onzekerheid. Ons stresshormoon viert bot en onze sociale contacten zijn te beperkt om hier tegengewicht te geven. Uit onderzoek blijkt dat ondertussen een op twee medewerkers last heeft van toegenomen stress.

We kunnen bij de heropstart van onze bedrijfsactiviteiten niet zomaar de draad oppikken. We moeten onze medewerkers opnieuw verbinden. We moeten het groepsgevoel terug intensifiëren om te voorkomen dat er later verzuim of een verminderde performantie optreedt.

We zijn door een echte verandering gegaan. We duiken in een nieuwe realiteit die uitdagend is, onzeker en waarin discontinuïteit de rode draad vormt.

We moeten door een reboardingtraject onze medewerkers welkom heten in het nieuwe normaal. Mensen zijn door een gigantische omwenteling gegaan, zowel individueel als collectief. Dit vraagt een situationele aanpak. Want elke medewerker reageert anders op verandering, afhankelijk van het persoonlijke incasseringsvermogen, de veerkracht en de eigen frustratietolerantie.

Reboarding is een belangrijke opdracht voor HR en de leidinggevenden. Het moet duidelijk zijn dat dit een strategische keuze is van het bedrijf om de zorg en aandacht te geven die mensen nodig hebben in deze tijden. Door een goede reboarding uit te tekenen, bied je mensen houvast. Het is belangrijk om een plan van aanpak uit te werken en goed na te denken wie welke rol opneemt in dit traject.

Een goed reboardingprogramma omhelst verschillende fases. Het is gespreid in de tijd en houdt rekening met de verschillende emoties waarmee medewerkers in deze grote verandering geconfronteerd worden. Mensen hebben hun comfortzone moeten loslaten en dit gaat gepaard met angst, ontkenning, frustratie. Van hieruit moeten we een leerproces op gang brengen dat finaal resulteert in acceptatie en mogelijk zelfs groei.

Communicatie is het nieuwe aanraken. De frequentie van de communicatie dient tijdens de reboarding dan ook aanzienlijk opgedreven te worden. Een goede start nemen is van groot belang. Regelmatig vinger aan de pols houden en informeren naar het reilen en zeilen is dan ook het meest belangrijke onderdeel van een goede herintegratie.

Inhoudelijk is het belangrijk een aantal verschillende elementen op te nemen in het programma. Maak nieuwe basisafspraken eigen aan de nieuwe situatie. Dit kan zowel over wettelijke, contractuele als praktische kantoorregels gaan. Leg uit hoe er voor de veiligheid van medewerkers gezorgd wordt. Hernieuw het psychologisch contract met de medewerker. Toets af of het nog helder is wat er verwacht wordt en waar de prioriteiten liggen. Maak zaken concreet en evalueer regelmatig. Check welke onzekerheden de kop opsteken en waar de medewerker mee geholpen zou kunnen zijn. Meer dan ooit is een gemeenschappelijke taal belangrijk. Zet wat medewerkers vroeger verbond extra in de spotlights. Dit kan gaan over de waarden van de organisatie, maar ook over informele rituelen. Geef ook aan welke strategische koers de organisatie in deze tijden zal varen, al zal het perspectief korter zijn dan doorgaans het geval is. Expliciteer rollen en structuren. Het is immers mogelijk dat door omstandigheden zaken tijdelijk of structureel gewijzigd zijn. Communicatie- en rapporteringslijnen helder in beeld hebben, is dan ook een belangrijk gegeven.

Tips en tricks voor een geslaagde reboarding?

• Maak leidinggevenden bewust van het proces dat medewerkers doormaken. Zowel emotioneel als gedragsmatig leiden veranderingen tot nieuwe noden en behoeften van medewerkers.
• Toon begrip voor emoties en benadruk dat deze reacties normaal zijn, gezien de omstandigheden. Accepteer angst en onzekerheid, maar cultiveer deze gevoelens niet.
• Wees geduldig, iedere medewerker doorloopt dit proces op zijn eigen ritme. Forceer dit niet, maar blijf wel doelen stellen, die realistisch zijn en gedragen. Reboarding vraagt aangepaste doelstellingen. Bekijk samen welke taken opgenomen kunnen worden aan welk tempo.
• Zet mensen in hun kracht door in te spelen op hun specifieke talenten. Durf successen delen ook in crisistijden. Het geeft immers hoop wanneer de veerkracht van de organisatie beklemtoont wordt.
• Communiceer veel, eerlijk en eenduidig. Herhaal. Maak geen veronderstellingen, maar stel open vragen. Durft je kwetsbaar tonen en geef toe als er zaken ongekend zijn. Dit zal het vertrouwen en de loyaliteit van medewerkers versterken. Pas je communicatie aan naarmate het proces van re-integratie vordert. Evolueer van feitelijke instructies in het hier en nu, over duidelijkheid over projecten van morgen, naar een visie voor de toekomst.
• Zorg ervoor dat dit een programma is voor de ganse organisatie, niet voor enkelingen. Samen sterk is hier aan de orde. Laat collega’s elkaar helpen. Stimuleer het aanbieden van steun aan anderen. Zo bouwen we terug bruggen en versterken we het wij gevoel.
• Bied structuur, maak afspraken en geef feedback. Blijf vinger aan de pols houden en blijf evalueren.